Digitaliser sa fiduciaire : la gestion des documents
Commençons par une évidence : il est surréaliste d’envisager l’élimination de tous les documents papiers dans votre fiduciaire. Là n’est pas le point de cet article.
Il y aura toujours des documents qui seront transmis physiquement par vos clients : déclarations fiscales (même si les autorités promeuvent de plus en plus les déclarations en ligne), documents notariaux ou parfois relevés bancaires ou de cartes de crédit.
Toutefois, réduire la quantité de papiers que vous utilisez va vous permettre d’augmenter l’efficacité de vos équipes et donc la rentabilité de votre fiduciaire. Les documents dématérialisés ont une multitude d’avantages : ils sont beaucoup plus simples à ranger, à transférer, à rechercher et surtout à comptabiliser.
La digitalisation des échanges entre vos clients et vos comptables va notamment permettre à vos équipes de passer plus de temps à travailler et moins de temps à se perdre dans des classeurs et autres piles de documents qui se multiplient dans vos bureaux.
Alors comment faire ?
Vous le savez très bien, il va falloir que vous passiez au digital, au moins en partie. Vous avez repoussé cette décision déjà plusieurs fois et malheureusement vous n’avez pas vraiment avancé sur le sujet depuis. Sachez que se digitaliser prend du temps. Mais pire, sachez que repousser la digitalisation de sa fiduciaire en fait perdre encore plus. Et qui dit temps, dit argent…
Vous devez opter pour une solution qui vous permettra de vous digitaliser à votre rythme. Vous devez pouvoir sélectionner à la fois les clients qui utiliseront ce nouveau processus et surtout les comptables de votre équipe qui en seront en charge. Avec Counteo, vous pouvez commencer la digitalisation de votre fiduciaire en moins d’une semaine et l’étendre progressivement à vos clients et votre équipe.
Notre expérience montre que, grâce à un accompagnement efficace et sérieux couplé à une volonté claire du management, votre fiduciaire peut dématérialiser près de 40% des échanges de documents en moins d’un mois. Certaines de nos fiduciaires partenaires ont même réussi à dématérialiser près de 85% des échanges de documents avec leurs clients, le tout en moins de 6 mois.
Pourquoi devrais-je dématérialiser la gestion de mes documents ?
Il existe une multitude de raisons de digitaliser la gestion de ses documents. Voici les 5 principales qui ressortent de notre expérience auprès de nos fiduciaires partenaires :
1/ Améliorer sa productivité grâce à l’intelligence artificielle
Digitaliser la gestion de ses documents permet surtout de pouvoir faire le pas de l’intelligence artificielle. Un comptable expérimenté peut traiter en moyenne une quarantaine de factures par heure. Grâce à l’intelligence artificielle, un comptable en traite beaucoup plus.
Parlons chiffres : l’intelligence artificielle proposée par Counteo permet à un comptable de traiter plus de 300 factures à l’heure. Certains de nos clients traitent même 400 pièces comptables en une heure. Oui, vous avez bien lu : une rentabilité de 1 à 10 par rapport à un comptable traditionnel.
Comment cela marche ? La saisie comptable disparaît simplement au profit d’une vérification rapide et intuitive. Les informations clés pour l’enregistrement des écritures comptables sont récupérées et analysées par l’intelligence artificielle de Counteo. Le comptable n’a simplement qu’à valider l’écriture proposée qui s’enregistre alors automatiquement dans votre logiciel comptable. Vous trouvez cela trop beau pour être vrai ? Essayez Counteo et comme nos fiduciaires partenaires, libérez vos équipes de la saisie de factures.
2/ Recherche de documents en quelques clics
Il est toujours difficile de trouver le bon document lorsque s’érige devant nous une pile d’une centaine de feuilles, ou pire, un mur d’une cinquantaine de classeurs. Localiser le bon classeur et y trouver le justificatif tant recherché devient vite chronophage et impacte la profitabilité de votre cabinet sur le long terme.
Avec une solution comptable digitale telle que Counteo, vous avez la possibilité de chercher de manière simple et rapide vos documents. Vos équipes gagneront un temps précieux et votre profitabilité en sera améliorée.
3/ Limiter les coûts relatifs au stockage des documents
Le stockage des documents est un casse-tête que rencontrent toutes les fiduciaires. Pour vos employés, la valse perpétuelle des classeurs et les visites ponctuelles aux archives en sous sol sont de vrais cauchemars. Pour vous, le vrai cauchemar est surtout lié aux coûts induits par ces espaces de stockage utilisés pour du papier jaunis.
En moyenne, avant de travailler avec Counteo, nos clients experts-comptables utilisaient près de 25% de l’espace disponible dans leurs bureaux pour stocker des documents : armoires, classeurs, archives à la cave ou dans des locaux annexes… En digitalisant leurs processus, les coûts relatifs à ces espaces perdus ont drastiquement réduit.
En libérant de la place, vos équipes sont plus à l’aise et donc plus efficaces. En plus, grâce à la baisse des coûts fixes relatifs au stockage de tous ces documents, vous pouvez même penser à embaucher.
4/ Réduire vos dépenses de fournitures de bureaux
Avez-vous une idée précise des coûts d’impression annuels que supporte votre fiduciaire ?
Entre les cartouches d’encre, les ramettes de papier, la location des machines et les dépenses associées, votre budget peut rapidement exploser. En digitalisant vos échanges de documents, vous limitez également l’utilisation des imprimantes par vos équipes : moins d’encre et moins de papiers.
On ne vous parle même pas du coût des fournitures induites par les documents papiers : classeurs, intercalaires, post-it… Grâce à une solution digitale comme Counteo, ces coûts diminueront rapidement.
5/ Améliorer votre environnement de travail et l’image de votre fiduciaire
Qui n’a pas pris peur devant un bureau en désordre où se mélangent factures client et fournisseur, relevés bancaires et classeurs de différentes années ?
Vous vous êtes peut-être habitué à cette décoration quelque peu « originale » que certains de vos comptables ont pris l’habitude d’arborer sur leurs bureaux : un fouillis organisé diront-ils sûrement.
Malheureusement, l’image que renvoie ce genre de capharnaüm inquiète certainement vos visiteurs, et encore plus si ce sont vos clients.
Avec une plateforme digitale tel que Counteo, vous gérez de manière agile vos documents, vous limitez le désordre dans votre bureau et surtout protégez la confidentialité des informations de vos clients.
Réussir sa transition digitale avec Counteo
Grâce à l’utilisation de notre solution clé en main, toutes nos fiduciaires partenaires, dont la fiduciaire Karpeo à Genève, ont réussi leur transition vers le digital en douceur, à leur rythme et surtout avec succès.
Outre les gains de temps, les économies financières et les gains de place évoqués ci-dessus, l’image de nos fiduciaires partenaires s’est grandement améliorée auprès leurs clients. L’utilisation de l’application de collaboration Counteo (disponible en marque blanche) permet aux clients de nos fiduciaires partenaires de se sentir plus écoutés, de bénéficier de plus de suivi et de plus de présence de leur expert-comptable au quotidien.
Avec le recul, aucune de ces fiduciaires ne souhaiterait revenir à une ancienne méthode de collaboration. Contactez-nous pour plus d’information sur notre solution et pour bénéficier d’une démonstration personnalisée.